Борясь за успех, многие люди работают практически без отдыха. Однако со временем такой подход приводит к промедлению, хронической усталости и снижению продуктивности. Чтобы достичь поставленных целей, необходимо увеличивать не рабочее время, а продуктивность — скорость и качество работы. Plus-One.ru рассказывает, как повысить продуктивность и никогда не отставать в работе.
Обеспечьте себе комфорт
Один из секретов продуктивного рабочего дня — избавиться от раздражающих мелочей. Попросите коллег слушать музыку в наушниках, почистите компьютер, чтобы он не зависал, и замените мерцающие лампы. Чтобы повысить продуктивность, рекомендуется работать при дневном свете или выбрать лампу с диагональю 3000 см.
Стул, на котором вы сидите большую часть дня, должен быть максимально удобным. Отрегулируйте высоту и уклон спинки, следите за тем, чтобы локти слегка опирались на руки, а не лежали на них. Если руки нельзя опустить, их следует убрать, чтобы не создавать излишней нагрузки на кисти.
Расположите экран так, чтобы его верхняя часть находилась на уровне глаз или чуть ниже. Не отражайте свет от экрана. Поэтому следует использовать жалюзи.
Организуйте свое рабочее место
Эксперт Лиза Заслав утверждает, что в среднем человек теряет час в день из-за беспорядка. Этого можно избежать, если посвятить один день уборке и упорядочиванию вещей. Лишнее функциональное пространство поможет сохранить высокую производительность в течение дня.
Организуйте свое рабочее место:
Предметы, которыми вы регулярно пользуетесь, должны находиться в шаговой доступности, чтобы вам не приходилось их искать. Постоянное вставание из кабинета за карандашами и другими мелочами отвлекает вас от работы.
Выбросьте ненужные бумаги, а остальные упорядочьте. Не перегружайте документы при сортировке. Иначе это может занять несколько дней. Делайте пометки на файлах, чтобы быстро находить документы. Все это относится и к электронным документам — просматривайте их вовремя и отправляйте ненужные в мусорную корзину.
Не используйте слишком много стикеров. Десятки ослепительных, разноцветных стикеров бесполезны и мешают продуктивности. Пишите на стикерах только самые важные напоминания.
Соблюдайте баланс между работой и личной жизнью. Не держите на рабочем столе более трех личных вещей. Сувенирные фотографии и другие предметы, вызывающие сильные эмоции, могут снизить продуктивность.
Наведите порядок в офисе, как реальном, так и виртуальном. Многочисленные предметы могут отвлекать от текущих задач и отнимать время. Кроме того, беспорядок может вызывать тревогу.
Не стремитесь к недостижимым идеалам
Не зря перфекционизм считается самым большим врагом личной продуктивности. Пословица киношников гласит: «Вы не можете закончить фильм. Вы можете только остановить фильм». Это значит, что в какой-то момент вы должны довести детали до совершенства. Это значит, что в какой-то момент вы должны перестать доводить детали до совершенства и принять результат таким, какой он есть.
Постоянное стремление к совершенству может привести людей к хроническому стрессу и нулевой продуктивности. Зацикленность на деталях также может помешать людям правильно оценивать результаты. Сосредоточьтесь на главном, выполняйте задачи и находите в себе силы стремиться к новым результатам.
Оптимизируйте рабочее время.
Используйте методы и приемы тайм-менеджмента, чтобы управлять своим временем и рабочей нагрузкой.
Откажитесь от привычки работать в режиме многозадачности. Постоянное переключение внимания с одной задачи на другую снижает концентрацию и мешает продуктивности.
Планируйте переговоры, встречи и ежедневные задачи в четком порядке. Желательно решать все важные вопросы в начале дня, чтобы избежать навязчивых мыслей о важных проблемах, которые могут снизить продуктивность.
Готовьтесь к работе, выполняя простые задания, например, отвечая на электронные письма. Это поможет вам выработать профессиональный ритм и сохранить активность мозга.
Установите сроки, чтобы повысить продуктивность, ведь все может тянуться бесконечно.
Сначала продумайте рабочий процесс, а затем приступайте к работе.
5/2 Как работать и не позволять своей жизни взрываться. Лайфхаки
Эксперимент по совмещению напряженного рабочего графика с желанием насладиться летним сезоном. Этот эксперимент оказался удачным и работает в любое время года. Подробнее — в статье.
Как повысить продуктивность: 17 уникальных советов, которые действительно работают
Прежде чем вы начнете читать эту статью о повышении продуктивности, запомните простое правило: будьте верны себе и своим ошибкам. Это не значит, что вы можете стать более продуктивным в мгновение ока.
Привычки, которые характеризуют вас в работе, формировались годами. Это могут быть хорошие или плохие привычки — сознательные или подсознательные. Эти вещи нельзя взять и изменить в считанные минуты, как нельзя взять и изменить в считанные минуты.
Однако небольшие шаги и изменения могут разительно изменить ситуацию.
1. Создайте логичный список задач
Не перегружайте себя. Список дел часто оказывается напрасным усилием по одной причине: это список задач, которые несовместимы друг с другом. Пытаясь совместить несовместимые задачи, люди любят все переусложнять. На выполнение одних задач уходит много времени, а на другие — всего несколько минут. Это и создает дисбаланс в процессе распределения времени.
Впоследствии очередной список важных дел превращается в средство оттягивания времени и самоутверждения. Почему? Мы постоянно отвлекаемся от важных и сложных дел, потому что пытаемся выполнить самые простые задачи.
2. Ставьте небольшие цели для каждой работы
Когда вы начинаете новый проект или новую работу, вам может показаться, что перед вами непомерный объем.
Когда вы научитесь анализировать эти задачи с помощью небольших целей, вы почувствуете реальный прогресс и заметите, как каждая цель завершает ранее выполненную задачу.
Спросите себя: что вам нужно сделать, чтобы реализовать свой план? С кем вам нужно связаться в первую очередь?
Примите это решение до того, как начнете планировать сроки. Вы поймете, сколько времени займет каждый шаг, а значит, и общее время на выполнение задуманного. Иногда то, что вам кажется большой и сложной задачей, оказывается простой работой, и наоборот.
Используйте специальные инструменты для постановки, анализа и визуализации задач. Например, онлайн диаграммы Ганта.
Онлайн-диаграмма Gantttpro поможет вам планировать работу и проекты, а также легко анализировать и визуализировать все действия и даты.
3. сосредоточьтесь на одной работе за раз
Как вы определяете работу с наивысшими приоритетами? Как ваша организация определяет приоритеты?
Используете ли вы цели и основные результаты (OKR)? или базовые показатели эффективности (KPI)?
Например, один из успешных методов — правило 90-90-1. Оно также подходит для управления группами.
На начальном этапе вы можете сделать следующее. Используйте первые 90 минут рабочего дня для выполнения самых важных задач на 90 дней. По мнению ведущего эксперта журнала Human Resource World Робина Шармы, вы сможете сосредоточиться на том, что действительно важно, пока вас не завалили работой и событиями. Кроме того, не обязательно тратить все рабочее время в течение дня на одну работу.
4. Найдите тенденции в рутине
Определите свои привычки и наиболее продуктивные часы в течение дня. Использование системы учета рабочего времени и четкое понимание своих привычек может полностью изменить то, как складывается ваш рабочий день.
Например, ежедневная встреча или беседа у кофейного автомата может занимать час. Реально оцените свое время, и вы наверняка сделаете больше работы за то же время.
В следующий раз, когда вам поручат работу, вы будете четко понимать свои трудозатраты.
5. правильно назначать
Еще одна вещь, которую необходимо сделать, — это определить задание. Обеспечить ее своевременное и качественное выполнение — совсем другое дело.
Используйте инструменты для контроля за выполнением заданий и отслеживания прогресса. Потратьте время на изучение этих программ, дайте время своей команде изучить их, а затем начните проектировать все в них.
6. Представьте свои действия и цели.
Это список задач с использованием простой и понятной системы выполнения обязанностей. Учитывайте, если одна из задач оказывает существенное влияние на бизнес или требует постоянного внимания.
Запишите количество действий, которые необходимо выполнить, а также результат.
Например, вы отвечаете за маркетинг. Вам нужно создать твит или написать пост в LinkedIn. Внесите это в свой список и установите еженедельную сумму. Все просто.
7. Определите два часа пик
К сожалению, не все современные компании учитывают такие важные аспекты, как пики продуктивности сотрудников.
Например, рабочий день в вашей компании начинается не раньше 09:00. Однако ваша продуктивность проявляется раньше, с 06:00 до 08:00 утра. Или же ваши коллеги уходят с работы между 16:00 и 19:00 и после 20:00. Вы уходите вместе с ними и переносите работу на утро, когда вы не работаете на максимуме.
Чтобы решить эту проблему, выделите хотя бы два часа в течение дня на выполнение задач, особенно если они продуктивны. Остальное время потратьте на совещания или на менее важные задачи.
8. Выберите задачу и обязательно выполните ее
Наш день разделен на различные отрезки по часу. Все они индивидуальны, но в целом час включает примерно 45-50 минут рабочего времени. Планируйте встречи с определенного времени, прием пищи на час или телефонные звонки на строго определенное время. Непрерывная работа в течение 45 минут может показаться выходом из проблемы, хотя и очень сложным.
Воспользуйтесь методом «помидора», который предполагает 25-минутные блоки с пятиминутными перерывами. Обычно за некоторыми из этих блоков следует более длительный перерыв в работе.
Метод «помидора» исключает ненужные перерывы в рабочем процессе и позволяет реалистично оценить время, которое потребуется для выполнения работы.
9. Выбрасывайте все ненужное.
Знаете ли вы, что место, где вы работаете, напрямую влияет на качество вашей работы? Дело не в том, насколько современным является офис. Дело в самом рабочем месте. Вы сможете работать более эффективно, если не будете тратить слишком много времени на поиск нужных вещей в офисе или на компьютере.
Организуйте свою работу так, чтобы ничто не отвлекало вас.
10. Найдите время для прогулок и физических упражнений
Найдите время хотя бы для одной прогулки в течение дня. Прогуляйтесь по парковке, по улице или в парке.
Ходьба помогает сердечно-сосудистой системе работать правильно. Она повышает работоспособность, направляет внимание и помогает бороться со стрессом.
11. анализируйте.
Если вы отвечаете за множество проектов, не торопитесь. Сделайте паузу и оцените, что работает, а что нет, где важна иерархия, а где требуется немедленное вмешательство.
Уделенное анализу время — это реальный инструмент для перехода к новым целям.
12 — Используйте правило двух пицц для совещаний
Собрания и конференции могут негативно влиять на скорость вашей работы, особенно когда группы из 30 человек собираются для мозгового штурма. В большинстве случаев то, что с ними происходит, известно. Говорят одни и те же люди. А молчание заглушает молчание.
Теоретически, если вам нужно больше двух пицц, чтобы накормить всех участников встречи, значит, вы созвали слишком много людей. Не хватает времени на обсуждение. Не услышано достаточно новых идей.
Отличные способы повысить продуктивность на работе в два раза
Вы наверняка хотите получать от жизни максимум. Но через неделю, месяц или год на вас накатывает волна разочарования от того, что ваши результаты «очень» плохие.
Это неудовлетворенность своей низкой производительностью и неэффективностью? Или вам постоянно кажется, что другие работают в два раза дольше или обладают сверхъестественными способностями? На самом деле слишком продуктивные люди знают, как грамотно распоряжаться своим временем и как быть более продуктивными на работе. С помощью этих секретов ваша личная продуктивность возрастет, а «счастье на работе» будет сопровождать вас каждый день.
Продуктивные способы повышения личной эффективности
Узнайте, как стать более продуктивным на работе и облегчить свою жизнь. Быстрее достигайте запланированных результатов. Освободите время для личных проблем, семьи и хобби. Это станет возможным, если вы начнете эффективно использовать определенные методы.
Календарь.
Базовый анализ. Поймите, на что вы тратите свое время. Записывайте свои задачи в течение нескольких дней. Таким образом, вы сможете понять, сколько времени вы тратите на работу, социальные сети, занимая «просторы» интернета или блуждая без необходимости. Для начала нужно выявить скрытые привычки. Исключите их из своей жизни и направьте освободившееся время в нужное русло. Тогда вы заметите, как повысится ваша личная продуктивность.
Но тут может возникнуть резонный вопрос: «А как же я веду календарь, который отнимает много времени?». На самом деле все очень просто. Цель — определить, сколько времени вы тратите на то или иное занятие. Например, вы садитесь обедать. Запишите время начала и окончания трапезы. Это даст вам представление о том, сколько минут вы потратите на прием пищи. Начните, запишите и измерьте задание. Вы можете делать записи только в рабочее время или следить за своим образом жизни в течение дня.
Анализ результатов для повышения личной эффективности
Повышение личной эффективности — процесс трудоемкий. На выявление проблемы может уйти несколько дней, а в некоторых случаях даже неделя. На первых порах будьте терпеливы. Используйте таймер, чтобы добиться максимальной точности. Старайтесь вести дневник как можно более подробно. В конце каждого дня делите записи на разделы. Затем сгруппируйте похожие занятия и подсчитайте время, потраченное на них.
Выясните, сколько времени вы тратите на разговоры по телефону или чтение новостей. Посчитайте, сколько часов вам нужно для гигиены и сколько — для еды. Вы будете удивлены результатами. Когда вы осознаете, сколько драгоценного времени тратите на «нулевые» или ненужные занятия, это может расстроить. Однако есть и хорошие новости. Личная эффективность на работе повышается, когда усилия тратятся на выполнение конкретных задач, а свободное время направляется на другие конкретные дела.
В среднем офисные сотрудники, работающие в течение длительного времени, тратят всего 2,5-3 часа своего рабочего времени на выполнение непосредственных задач. Остальная часть дня уходит на общение с коллегами, обед, чаепитие, перемещение документов и решение личных проблем. Если вы тратите даже пять часов на выполнение непосредственных задач, вы работаете всего 25 часов из 40-часовой рабочей недели. Если вы устраните все отвлекающие факторы и направите усилия в нужное русло, вы быстрее достигнете своих целей.
Индекс личной продуктивности
Как же повысить свою продуктивность в работе с полученными данными? Во-первых, определите личный коэффициент. Разделите фактически затраченные часы на общее количество сотрудников. Если вы работаете 25 часов из 40, то простой расчет показывает, что ваш коэффициент продуктивности составляет 62,5 %. А это чуть больше половины. Это означает, что за день вы «теряете» почти половину своего рабочего времени. И это несмотря на периодические задержки на работе.
Что можно сделать для повышения личной продуктивности?
Во-первых, сократить рабочее время, чтобы повысить эффективность.
Во-вторых, постепенно увеличивайте рабочее время в пиковые периоды, когда эффективность наиболее высока.
Используя техники личной эффективности, вы можете безболезненно и постепенно улучшить свои показатели. Нет необходимости тратить на это много времени. Используйте их более эффективно.