Последний способ имеет определенные особенности и преимущества. Существует несколько вариантов электронной сдачи отчетности в ФСС. Через представителя, через электронное учреждение типа «Тензор», с помощью так называемого крауд-учета и непосредственно на сайте ФСС.
Сдача отчетности через официальный сайт ФСС — самый простой и выгодный способ.
Отчет формируется в той же бухгалтерской программе, в которой компания ведет учет, например «1-С Бухгалтерия», и отправляется в виде зашифрованного файла на сайт государственного органа с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП, ЭП). Данный отчет также может быть сформирован непосредственно на сайте фонда.
Напоминание! Если среднесписочная численность застрахованных лиц за предыдущий отчетный период составляет менее 25 человек, организация может сдавать отчетность на бумажном носителе, в остальных случаях — только в электронном виде.
Основные понятия и термины
Приступая к работе со шлюзом отчетности и инструкциями, которые фонд предоставляет застрахованным лицам, необходимо знать терминологию, используемую при обмене отчетными данными.
(В соответствии с текстом Приказа ФСС № 19, с изменениями на 11-09-17).
Последовательность работы со шлюзом
Процесс использования портала характеризуется простотой и доступностью. Прежде чем приступить к отправке электронных документов, организация выполняет ряд последовательных действий
Напоминание! Срок сдачи электронной отчетности — 25 число месяца, следующего за отчетным кварталом, бумажной — также 20 число месяца, следующего за отчетным кварталом.
Ошибки и их последствия
При использовании Портала отчетности ФСС могут возникнуть два типа ошибок
Важно: по мере приближения установленного законом срока представления отчетности портал может быть сильно загружен и работать медленно. Мы рекомендуем вам своевременно представлять свои расчеты.
Несоблюдение сроков сдачи отчетности или игнорирование требования исправить ошибки в предоставленной информации может привести к санкциям в отношении организации.
Подводим итоги.
Электронный шлюз для приема отчетности в ФСС — один из самых удобных и экономически эффективных способов сдачи расчетов в Фонд. Для его использования организации необходимо иметь электронную подпись, соразмерную физической подписи лица, ответственного за заверение электронного отчета. Электронные подписи можно получить в аккредитованных федеральных центрах и с помощью сертификатов, подтверждающих их легальность.
При взаимодействии с ФСС необходимо изучить условия, предоставленные в свою очередь. 19 фонда для правильного взаимодействия с ФСС.
Прежде чем начать пользоваться воротами, необходимо зарегистрироваться на сайте, получить расширенные права пользователя и установить сертификат УЦ органа и ФСС. Файлы можно создавать непосредственно на сайте или в бухгалтерской программе страховой компании.
Рекомендуется сдавать отчетность за два-три дня до установленного срока, чтобы избежать нарушений в отчетности и последующих штрафов.
Шлюз отправки больничных листов в ФСС
В какой срок и как передать документы в ФСС «пилотникам»?
Работодатели должны направить заявление и оригинал больничного листа в отделение ФСС не позднее пяти календарных дней с момента получения их от работника. К переданному документу прилагается опись, составленная по типу приложения № 2 Приказа № 578. 2 приказа ФСС № 578 от 24 ноября 2017 года (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 21. 04. 2011 № 294).
Вы можете отправить документ в печатном виде. Это могут сделать страховщики, численность которых за последний год не превысила 25 человек. Остальные страховщики передают документы только в электронном виде (п. 4.1 положения, утвержденного 294 постановлением Правительства РФ от 21. 04. 2011).
Передача документов в электронном виде может осуществляться двумя способами
В обоих случаях застрахованное лицо должно иметь электронную подпись.
В первом случае документ передается с использованием информационной системы страхователя, зарегистрированной в море. Обычно это система, через которую работодатель в электронном виде подает отчеты, содержащие ФСС.
Во втором случае документ передается через сайт ФСС. В этом случае страховщик сам должен зарегистрироваться в ФСС в качестве системы электронного документооборота.
Подробную инструкцию о том, как отправить документы через портал передачи документов ФСС, можно найти здесь.
Возможные ошибки при отправке данных
Для отправки отчетности и больничных листов через портал ФСС застрахованным лицам необходимо войти на сайт Фонда. Для отправки созданных документов с электронной подписью требуется специальное окно. Кроме того, застрахованному лицу необходимо нажать специальную кнопку для подтверждения пакета. С этого момента загруженный реестр и справка о нетрудоспособности будут доставлены на портал ФСС.
Если будет обнаружена ошибка, пользователь получит соответствующий статус. Пользователю необходимо исправить ошибку, повторно подать документы через портал ФСС и получить листок нетрудоспособности.
Специально для всех страхователей на портале ФСС размещена подробная инструкция по загрузке документов и приему больничных листов совместно с порталом.
В процессе работы с порталом пользователи могут столкнуться с проблемами при передаче данных из-за различных ошибок. На портале ФСС приведены коды всех возможных ошибок. Обратите внимание, что в специальном окне портала можно выбрать категорию ошибки: 4 — Ошибки в формах ФСС или ошибки при оформлении справок о несудимости.
Всего насчитывается более 30 ошибок, связанных с передачей журналов.
Почти половина существующих ошибок связана с подписанием сертификатов. Например, код ошибки 13 указывает на то, что в сертификате пользователя отсутствует запись о регистрационном номере страховой компании, а ошибка 17 — на то, что в сертификате неверно указан формат кода подразделения ФСС РФ.
Коды ошибок 10-51 указывают на то, что существует проблема с подписью загруженного документа, т.е. в сертификате допущена ошибка.
Коды ошибок 503 — 598 указывают на различные проблемы, обнаруженные в загруженном файле.
Ошибка 599 указывает на внутреннюю неисправность в шлюзе FSS. В этом случае необходимо письменно обратиться в службу технической поддержки.
Порталом можно пользоваться в любое время суток. Портал для проверки отчетности ФСС — это удобный и современный способ связи с Фондом.
Где реализуется «Пилотный проект прямых оплат пособий по социальному страхованию»
Пилотная программа по выплате прямых пособий по нетрудоспособности региональными отделениями ФСС РФ действует уже семь лет. Полный цикл ее реализации рассчитан на 2012-2020 годы. Правила его проведения установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 21 апреля 2011 г. № 294. 294 от 21 апреля 2011 г. Если проект будет признан успешным, планируется перейти на прямую выплату пособий из Фонда социального страхования по всей стране.
Каждый год к схеме присоединяется новый субъект Федерации (п. 2 Постановления № 294).
Республики: Адыгейская, Алтайская, Бурятская и Калмыцкая.
Край: Алтайский и Приморский края.
Регионы: Амурская, Вологодская, Магаданская, Омская, Орловская и Томская области.
| Тип субъекта РФ | Название |
|---|---|
| Демократия | Антиогия, Алтай, Бурятия, Камбардино-Валкария, Колякия, Каратай-Челес, Каллария, Крым, Молдавия, Северная Осетия Алания, Татарстан, Тиба. |
| Регионы. | Алтай, Приморский, Хабаровский края |
| Периферия. | Амурская, Астраханская, Белгородская, Брянская, Волонгская, Еврейская автономная область, Калининградская, Калужская, Костромская, Курская, Курская, Липецкая, Магаданская, Нижегородская Новгород, Н. Новгород, Н. Новгород, Н. Новгород, Новосёлки |
| Федеральное правительство. | С уважением. |
Когда ФСС перечисляет больничный
В региональных организациях, участвующих в пилотной программе, действует специальная процедура сверки расчетов с фондами социального страхования.
Порядок представления сведений
После получения всего пакета документов для назначения пособий ведомство обязано передать сведения о них на территорию Фонда социального страхования. На это отводится пять календарных дней.
Для предоставления информации разработан реестр больничных листов, которые будут возвращаться из ФСС (образцы документов для разных видов пособий будут представлены в приказе ФСС РФ от 24 ноября 2017 года.
Территориальный орган ФСС осуществляет администрирование больничных листов и других поданных документов, определяет назначение и выплату пособий. Если количество сотрудников в компании не превышает 25 человек, пакет документов можно подать на бумаге. Если количество сотрудников больше, то документы могут быть поданы только в электронном виде.
Шлюз ФСС отправки реестров: проверка и контроль 1
Застрахованные лица, имеющие ключи электронной подписи («ЭП») и доступ к соответствующим реестрам сертификатов, могут сдавать отчетность с помощью портала сайта ФСС. Проверка и сверка этих отчетов осуществляется не позднее следующего дня после использования соответствующего ключа. В Инструкции ФСС приведен закрытый перечень случаев, когда отчеты, поданные через портал, могут быть отклонены. Рассмотрим процесс использования шлюза.
Право пользования шлюзом
Для того чтобы пользователь мог передать расчет 4-ФСС в электронном виде, он должен
Порядок пользования шлюзом
Процесс предоставления соответствующих расчетов описан в пункте 4 процедуры №. 19.
Согласно данному пункту, адрес портала для приема расчетов в сети Интернет опубликован на официальном сайте ВАС (www. fss. ru).
Если контрагент при подаче расчетов действует через уполномоченное лицо, то информация об уполномоченности и сроке действия должна быть зарегистрирована в соответствующей базе данных ФСС, а сама уполномоченность должна быть определена доверенностью, оформленной от имени контрагента надлежащим образом.
Все документы, передаваемые через шлюз, получают персональный идентификатор.
Процесс представления расчетов через шлюз в целом выглядит следующим образом
Если рассчитанный файл содержит отклонения, сервис генерирует подтверждение ошибки.
На специальной вкладке сервиса «Проверка и контроль» размещен протокол проверки.
Весь процесс получения и проверки расчета не должен занимать более 24 часов.
Обязанность по представлению расчета считается выполненной только при положительной проверке сервиса.
Расчеты, поданные через портал, будут отклонены ФСС, если
Обязанность по исправлению выявленных отклонений и ошибок возлагается на договаривающуюся сторону. После внесения необходимых изменений конверт передается повторно. Время на предоставление неверных расчетов не учитывается.
При возникновении спорной ситуации другая сторона должна обратиться за разъяснениями в соответствующий региональный орган GIM, а если ситуация не разрешается, можно направить жалобу в Центральное бюро GIM.
Шлюз приема отчетности ФСС
В 2020 году все организации, в которых работает 25 и более человек, должны будут регулярно представлять отчеты в FSS. Для этого необходимо заполнить онлайн-форму и отправить отчет через Интернет. Для отправки информации в Фонд социального страхования плательщики должны использовать портал ФСС. Как правильно им пользоваться? И какие проблемы могут возникнуть при подаче сведений в электронном виде?
Основной принцип передачи данных
В соответствии с порядковым номером19 плательщики могут представлять сведения в ФСС в электронном виде двумя основными способами
Первый вариант менее трудоемкий и вызывает минимум проблем, но и здесь есть свои сложности. Порталом ФСС ежедневно пользуются сотни пользователей, и большая нагрузка неизбежно замедляет работу. Рекомендуется не откладывать этот процесс на последний момент, так как внезапные технические проблемы могут помешать своевременной передаче данных.
Кроме того, отчет контролируется не сразу — на это может уйти до 24 часов. Если в ходе проверки выявляются ошибки, расчет считается неполным и должен быть повторен. Это также требует времени. Если отложить отправку отчета до последней минуты, проблема останется нерешенной, что может иметь негативные последствия для организма.
Отчеты ФСС можно сдать в электронном виде (через пункт приема ФСС по адресу). В этом случае плательщику взносов нужно зайти на сайт фонда и отправить файл расчета в ворота в виде вложения. Все эти действия очень просты и интуитивно понятны.
Возможные ошибки при отправке данных
Основные группы ошибок — это ошибки, связанные с оформлением электронного файла, и ошибки авторизации из-за ошибок с электронными подписями и расчетами. В первом случае агентство отказывается принимать отчет и вынуждено делать его заново, устраняя ошибку. Это отнимает много времени, и отчет приходится сдавать повторно. Если портал ФСС не отправит отчет на этом этапе, повышается риск задержки сдачи и санкций.
В приказе подробно описаны ошибки, которых следует избегать при заполнении электронной документации.
Если учреждение допустило ошибку в расчете, отчет считается сданным вовремя, но через некоторое время плательщик получает доказательства, свидетельствующие о неточности. Используя портал ФСС для сдачи реестров, проверок и контроля, можно сдавать отчеты заранее, тем самым исключая и предотвращая возможные ошибки в будущем. После исправления необходимо направить в ФСС повторный электронный отчет, при этом датой приема остается дата отправки первой версии.
Учитывая возможные технические препятствия и проблемы с электронной подписью, рекомендуется подготовить и отправить документ заранее. Желательно заранее предотвратить штрафы и другие взыскания со стороны проверяющих органов, так как на обновление электронной подписи и решение других вопросов уходит много времени. Возможность сдачи электронной отчетности ускорила и упростила процесс взаимодействия с фондами социального страхования.
В 2020 году шлюз ФСС для сдачи отчетности по основному виду деятельности должен работать нормально
Федеральный фонд социального страхования применил возможность определения основных видов экономической деятельности через Fundgate. Об этом говорится на официальном сайте организации.
Специалисты ФСС напоминают, что для подтверждения основных видов экономической деятельности в рамках обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний каждый работодатель должен до 15 апреля 2020 года представить следующие документы
Эти документы представляются в территориальный орган ФСС по месту регистрации на бумажном носителе или в форме электронных документов.
ФСС также отмечает, что электронные документы можно подать тремя разными способами
Министерство уточняет, что после того, как работодатель сдаст баланс за 2019 год в ФНС, он может подать необходимые документы для представления до 15 апреля 2020 года.