В каждой организации есть определенный список незарегистрированных, но важных документов, таких как счета-фактуры, первичные документы, а иногда и договоры. Как правило, они поступают в организацию централизованно. Документы хранятся в офисах, а затем передаются в различные отделы. Вот тут-то и возникает проблема управления местонахождением этих документов. Например, менеджер, получивший акт выполненных работ и счет-фактуру из Министерства финансов, может уехать в отпуск, не передав документ коллеге или бухгалтеру, или забыть его под грудой других документов в офисе.
Сотрудник, получивший документ из Министерства финансов, мог бы записать, когда и какой документ он получил, в бумажном ежедневнике, но мы живем в XXI веке, и ведение бумажного ежедневника кажется устаревшим.
Один из вариантов — сотрудники могут вносить документы, не включенные в реестр, в РКЦ и заполнять в нем вкладку «Местонахождение», но это методологически неверно и увеличивает нагрузку на специалистов.
Другой вариант — сразу отсканировать документ и внести его в систему. Это хотя бы гарантирует, что текст не потеряется вместе с бумагой, но опять же увеличивает нагрузку на сотрудника. Необходимо создать документ и загрузить его в сканер. И обработать документ после того, как он будет введен в систему.
Решение от suricode на стикерах
Для решения этой проблемы предлагаются следующие компромиссные варианты Клерк создает карточку документа (не РКК) для каждого полученного документа, а бумажный документ снабжается штрих-кодом для быстрой идентификации. Сотрудник вводит в карточку только те данные, которые позволяют идентифицировать документ, а местонахождение документа и его передача в подразделение-получатель вводится автоматически. Сотрудники не тратят время на сканирование документов. Это делает соответствующий сотрудник подразделения после получения бумажного документа от сотрудника, при этом документ не пропадает бесследно.
Общая схема процесса показана на следующей диаграмме
Получение документов
Для быстрого ввода документов в систему сотрудниками могут быть разработаны сценарии, в которых, например, создаются «свободные документы» (а также создание таких документов на карте РКЦ при печати штрихкода). Документальные документы «» и создание ссылок на штрихкод в этих документах для печати на специальных листах с наклейками.
Пользователю необходимо определить количество наклеек, которые будут использоваться, например, в неделю. Система должна автоматически создать необходимое количество бланков документов и сформировать отчет для печати штрихкодов. Решение обеспечивает подобную реализацию.
При поступлении документов в ПМ сотрудник наносит штрихкод с листа наклеек на каждый документ и запускает процесс приема документов. Для сканирования значения штрих-кода, нанесенного на документ, используется специальный сканер.
После сканирования штрих-кода открывается карточка документа, в которой сотрудник должен заполнить имя, номер, дату и организацию, в которую поступил документ.
На вкладке «Позиция» карточки автоматически заполняется информация о поступлении документа в офис. Эта информация содержит список документов, ожидающих передачи в подразделение.
Выдача документов.
Когда сотрудник начинает получать документ на обслуживание, он инициирует процесс выдачи документа. Сотрудник поочередно считывает коды строк из документа и формирует список документов, подлежащих выдаче.
Сотрудник определяет получателя. Это либо сотрудник агентства, либо подразделения, которому выдается документ. Если в учреждении действует паспортная система с полевым штрих-кодом на паспортной карте сотрудника, то документ может быть добавлен в список сотрудников и выдан после считывания штрих-кода сотрудника, получающего документ.
После завершения версии информация о получателе и дата выдачи автоматически регистрируются на вкладке «Местонахождение» карточки документа. Чтобы избежать случайных изменений и потери документов, раздел вкладки с информацией о местонахождении недоступен для работы пользователя.
Также можно настроить автоматическую выдачу прав на приобретенные документы получателям и сотрудникам Главного управления.
Документы.
Текущее местоположение документа может быть определено различными способами.
Дальнейшие манипуляции с документом
Когда документ поступает в отдел, он сканируется цветочным сканером, и отсканированные изображения импортируются в систему через службу регистрации документов (DCS). Отсканированный документ передается в Scan Manager через стандартную функцию «Редактирование документа через Intal Service», где можно изменить тип карты и тип документа в соответствии с содержанием. Таким образом, документ может быть обработан в электронном виде.
Есть ли у вас такая проблема и как вы ее решаете?
Эффективный документооборот: предварительный контроль входящих документов
Распределенное письмо является приемлемым при условии, что оно адресовано организации, в которую доставляется. Кроме того, предполагается, что письмо поступило на почту, но не было получено адресатом в ответ на уведомление. По этой причине организации, чей юридический адрес отличается от фактического, не должны забывать о почтовом отделении по юридическому адресу. На этот адрес часто отправляют письма государственные и надзорные органы.
Большинство писем проходят предварительную проверку после получения и до регистрации (или проверки, если документ не зарегистрирован). Например, организация получает распечатанное письмо, доставленное курьером. В этом случае секретарь должен получить письмо, просмотреть квитанцию, проверить подпись на квитанции, открыть файл и прочитать письмо. Это означает, что необходимо провести предварительную проверку.
Как только письмо попадает в почту организации, оно уже считается приемлемым. Секретарь должен немедленно провести предварительную экспертизу.
Действия при предварительной проверке входящих документов:
1. составить список входящих документов как регистрируемой или нерегистрируемой почты
2. определить, кому из сотрудников необходимо рассмотреть письмо или услугу, которую нужно отправить (для нерегистрируемых документов).
3. проверка надежности EDA или наличие соглашения между организациями об обмене сообщениями, подписанными с помощью определенного типа EDA.
Зарегистрированная и незарегистрированная почта
Распространенная ошибка сотрудников, получающих почту, заключается в том, что все входящие документы — от счетов на оплату до предложений по контрактам — они складывают в ящик. Однако регистрировать нужно только письма. Если организация получает счет-фактуру или коммерческое предложение с сопроводительным письмом, то именно письмо, а не документ, получает номер квитанции.
Если документ не зарегистрирован, его необходимо переслать в соответствующий структурный отдел.
Распределение документов для рассмотрения
Если в организации полномочия по рассмотрению и подписанию документов распределены между руководителями структурных подразделений в соответствии с их обязанностями, то рассмотрение письма также должно быть распределено между этими руководителями. На рассмотрение исполнительному директору направляются не только особо важные документы, но и документы, тематика которых не относится к полномочиям или обязанностям сотрудников.
Чтобы точно знать, кому следует направлять документы, полученные в организации, необходимо составить таблицу распределения писем в зависимости от компетенции и полномочий сотрудника (табл. 1).
После регистрации секретарь должен пересылать корреспонденцию непосредственно соответствующему лицу.
Проверка ЭЦП
Если входящее электронное сообщение подписано высококвалифицированной ЭЦП (т. е. зарегистрированной в специальном удостоверяющем центре), регистратор должен проверить подлинность этой подписи перед регистрацией. Механизм проверки зависит от установленного в организации программного обеспечения. Если организация редко обменивается электронными сообщениями с ЭЦП, для проверки подписей можно использовать специальный интернет-сервис (например, gosuslugi.ru). Этот вариант подходит только для расширенных полномочий ЭЦП. Положительный результат проверки имеет следующий вид
По предварительному согласованию организация может использовать другие типы электронных подписей (простые, нераспознанные расширения) для коммуникаций. Секретарь должен знать, с какими организациями заключены такие соглашения и какая ЭЦП должна использоваться в каждом сообщении.
Нестандартные ситуации при предварительной проверке документов
При предварительной проверке почтовых документов могут возникнуть нестандартные ситуации. Например:
— Письмо адресовано другой организации.
— Письмо повреждено и нечитаемо,
— В письме не указаны вложения,
— письмо подписано не согласованным сторонами типом ЭЦП.
Секретарю необходимо знать, какие действия предпринять в каждом из этих случаев (табл. 2).
Секретарь обнаруживает эти необычные обстоятельства уже после получения письма. Такая корреспонденция не должна допускаться к регистрации и рассмотрению, но такое решение должно быть обосновано.
Е.Н. Кожанова, специалист по дошкольному образованию и управлению персоналом.
Данный документ был частично опубликован. 8 августа 2019 года и полностью его можно прочитать в журнале «Секретарский справочник».
Узнать больше:
Нужно ли вам носить документы на незарегистрированные лодки?
Телеграммы: нужно ли пересылать документы на «незарегистрированные».
Такого прямого и непосредственного юридического требования не существует. Однако документы, подтверждающие право собственности на незарегистрированную лодку, или документы, удостоверяющие личность судоводителя, могут быть весьма уместны.
Много слов, чтобы добраться до сути вопроса.
Таким образом, существуют лодки, которые не подпадают под все критерии, основанные на всех критериях. Каков ее правовой статус? Является ли она тем же самым, что и скейт или велосипед с полным статусом маломерного судна? Ответ на этот вопрос можно найти в статье 7 Кодекса торгового мореплавания Российской Федерации и статье 3 Кодекса внутреннего транспорта Российской Федерации. Люди.
Таким образом, законодатель не делает различий между правовым статусом судов, подлежащих регистрации, и правовым статусом «нерегистрантов». 200-сильные, 5-сильные надувные лодки, морские велосипеды, прогулочные гребцы и даже «сильверы» с размерами «найлока» с силовой установкой на одного человека или меньше — с силой в весле. Все это — небольшие лодки.
Как известно, маломерные суда («SMV») не требуют лицензии, судового билета или номерного знака, если они не зарегистрированы государством. Тем не менее, эти суда остаются под надзором ГИМС. Даже передвигаясь по акватории на таких судах, они обязаны обеспечивать правила снабжения MS в отношении безопасности пассажиров, а также знать и соблюдать правила и нормы навигации. Кстати, положения об «алкоголе» полностью распространяются и на водителей «незарегистрированных» лодок.
Так что же происходит с моими документами?
Я достаю свои громоздкие брюки… Мое удостоверение личности.
Если водитель незарегистрированной лодки K/Z совершает административное правонарушение, то инспектор GEETHA, который его обнаружил, обязан составить протокол об административном правонарушении. Но если у судоводителя нет паспорта, как он может его взять? Неужели он напишет его со своих слов нарушителю Васе Папкину? Все очень просто. В таких случаях инспектор задерживает маломерное судно, а судоводитель обязан передать его в милицию для опознания («полагая, что эти усы, ноги и хвост — мои документы»). В этом случае полиция в качестве меры безопасности применяет задержание максимум на три часа (КоАП РФ, часть 1, статья 27.5).
По закону сотрудники ГИМС обязаны поступить именно так (см. обновление в конце статьи). Конечно, все мы люди, и «зачем портить праздник», да, «кому нужно тратить время» и т.д. Однако всегда следует помнить, что управление незарегистрированной лодкой и игнорирование правил главы 11 КоАП РФ может (как ни странно) закончиться гораздо хуже, чем «взрослой» лодкой.
Поэтому документы, удостоверяющие личность (или их заверенные копии)
должны быть.крайне желательно иметь при себе судоводителю маломерного судна.
А как насчет других документов?
Документы, подтверждающие право владения маломерным судном.
К таким документам относятся договоры купли-продажи, справки-счета и квитанции. Если лодка и мотор приобретались отдельно, то перечисленные документы должны быть на обоих. Но нужно ли носить их с собой?
Прежде всего, необходимо выяснить, согласно какому нормативному акту вы несете ответственность за отсутствие документов на лодку.
Согласно статье 11.8.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, судоводитель, не имеющий при себе документов, необходимых для получения права на управление маломерным судном, является
… Пользование или распоряжение подконтрольным судном при отсутствии у судовладельца подконтрольного маломерного судна, морского билета на маломерное судно или копии заверенного порядка, а также документа, подтверждающего право собственности, судоводителем, не имеющим удостоверения на право подтверждения права собственности, влечет наложение штрафа в размере 100 руб. сопровождаемый предупреждением или штрафом.
Другими словами, для управления лодкой требуется лицензия, морское свидетельство и подтверждение права «владения, пользования или распоряжения» лодкой, если вы не являетесь ее владельцем и не можете в данный момент на ней находиться.
Конечно, если лодка не подлежит регистрации, лицензия не требуется. Лицензии на лодку просто не существует. И вообще, если речь идет о лодке, не подлежащей государственной регистрации, то о каком водительском удостоверении может идти речь? Короче говоря, требования, упомянутые в разделе 11.8.1, в конечном счете, не распространяются на незарегистрированные суда.
Поэтому мы приходим к выводу, что нет необходимости направлять документы, подтверждающие право собственности на судно, не являющееся сотрудником.
Однако некоторые старшие инспекторы тренажерного зала утверждают, что нет необходимости брать с собой копию правоустанавливающего документа.
Другие, не менее высокопоставленные, утверждают прямо противоположное и говорят, что заверенная копия должна быть с собой.
Время от времени проводятся общие рейды Джима и транспортной полиции. Что чаще всего воруют «за бортом»? Правильно, маломощные. Иногда вместе с лодками. Поэтому, если вы владеете «незарегистрированной» лодкой или машиной, ее марка/модель может оказаться в списке краденых. Вас могут остановить, чтобы проверить, не украли ли вы двигатель. В этом случае что вы можете предъявить в качестве доказательства? Только документы.
В конце концов, сегодня закон об УК меняется очень быстро (Дополнение). Сегодня ваша лодка не зарегистрирована, а завтра это уже обязательно.
Лирические отступления. Сегодня выпускаются десятки, если не сотни, моделей лодок, обычно ходящих под IP. до 10. 88 п.и., и при этом далеко не все из них «незарегистрированные». Так что какова вероятность того, что даже самый умный сотрудник ГДТЭ знает все о каждом судне? А еще есть «импровизация». Как инспектор ГИМС в море решает, может ли конкретное судно быть зарегистрировано без судового паспорта? Двигатель говорит сам за себя, но как инспектор ГИМС сделает выводы о весе неизвестной модели лодки? Они что, будут взвешивать ее вручную на берегу? Не думаю, что я тоже ратую за паспорт судна. Возвращаясь к вопросу о государственной регистрации в К/З, следует рассмотреть еще несколько причин. Правильно ли будет основываться на массе лодки?
Анонимная записка от «ДРУЗЕЙ» или экстремистов (15 мая 2017 г.)
В ГИМСе есть ответы на все вопросы. Вопрос. Далее был задан вопрос о том, как инспектор ГИМС будет составлять протокол (или постановление) о подтверждении личности человека для тех, у кого нет документов. И ответ на него следующий.
В целях пресечения административных правонарушений и составления в необходимых случаях протокола об административном правонарушении сотрудники органов ГИМС МЧС России могут применять необходимые меры по проверке личности правонарушителя в рамках предоставленных полномочий. В соответствии с заключенным соглашением о взаимодействии (п. 3 ст. 10 Федерального закона от 7 февраля 2011 г. № 3-ФЗ «О полиции») осуществляется консультирование органов внутренних дел.
Закон для полиции? Но при чем здесь ГИМС? Давайте обратимся к пункту 3 статьи 10 закона «О полиции».
Полиция в пределах своих полномочий оказывает содействие органам государственной власти и местного самоуправления, общественным органам и объединениям в обеспечении защиты прав и свобод населения, соблюдении законности и правопорядка, а также содействует развитию общественных инициатив в государстве. Сферы предупреждения преступности и поддержания правопорядка.
Это означает, что ГИМС, как государственный орган, имеет право информировать полицию для обеспечения реализации своей [ГИМС] деятельности. Кто должен тратить время на то, чтобы доставить несчастного анонима в отдел обслуживания, — другой вопрос, но, как видите, для этого есть основания (в случае совершения им административного правонарушения).
detector