Этот вопрос касается действительности подписанного документа. Поскольку его подпись не совпадает с моей подписью в паспорте, могу ли я признать документ недействительным из-за несовпадения подписей?
Подпись директора отличается от его вида в паспорте
Чем это грозит? Во время проверки инспектор рассматривает подпись на первичке буквально под микроскопом. Если есть возможность, он сравнивает ее с визой в паспорте (см. рис. 1). Если две подписи отличаются, делают вывод, что документ подписал не руководитель, а посторонний человек. Тогда инспекторы не задерживаются и тратят деньги на обнаружение подделки. Если же эксперт подтверждает, что подпись на паспорте отличается от подписи на первичном документе, инспектор считает сделку поддельной, а покупатель остается без затрат и скидок.
Как избежать проблем. В нормативном законодательстве не прописано, что подписи должны совпадать с визами в паспортах или других документах, удостоверяющих личность. Это особенно актуально, поскольку графические символы могут меняться с возрастом. В то же время стоит поинтересоваться, как использовать подписи на копиях команд контрагентов, чтобы избежать претензий. Виза на первичном документе также должна быть сверена с примером команды. Как правило, инспекторы не предъявляют претензий, если эти подписи идентичны.
Рисунок 1. Подпись директора отличается от визы на паспорте
Два экземпляра первичного документа подписаны разными сотрудниками
Каковы риски? Во многих случаях один и тот же документ подписывают разные сотрудники поставщика (см. рис. 2). Например, копию протокола покупателя подписали руководитель и бухгалтер, а копию — директор и главный бухгалтер. В результате две части сделки имеют документы с разными визами. Более того, даже один и тот же сотрудник может подписать два документа. Например, поставить друг на друга полные подписи — простым размазыванием. Опасность заключается в том, что инспектор может усомниться в подлинности первички. В результате могут быть вычтены расходы и скидки.
Как избежать проблем. Получая документы от контрагента, компания не видит, кто и как подписал вторую форму. Поэтому уже в ходе проверки вы можете столкнуться с претензиями со стороны налоговых органов. В этом вам поможет следующее рассуждение. В законе не сказано, что оба экземпляра одного и того же документа должны быть подписаны одним и тем же сотрудником. Специалист, подписавший документ, имеет право подписи. Это подтверждается приказом или доверенностью. Копии могут быть запрошены поставщиком. Каждый документ имеет копию визы. Если инициалы соответствуют подписи, то ошибки в дополнении нет. Это значит, что инспектор не имеет права вычитать расходы и скидки.
Рисунок 2. Два экземпляра первичного документа, подписанные разными сотрудниками
Контрагент подписывает документ черными чернилами.
Каковы риски? По мнению некоторых инспекторов, черные чернила означают, что документ не имеет оригинальной подписи, а был скопирован на ксероксе или распечатан на принтере. Ксерокопирование документа не оправдывает затрат или скидок.
Как избежать проблем. Обычно законодательные акты не предъявляют требований к цвету чернил на первичных документах. В Положении о порядке документооборота в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР № 105) просто сообщается, что записи должны быть сделаны чернилами, химическим карандашом или биопастой. Требований к цвету нет. В Постановлении Правительства РФ от № 1137 также не говорится о цвете чернил. Однако проще попросить поставщиков заполнять ключевые документы синими или фиолетовыми ручками, если компания не готова согласиться.
Во всех документах, подписанных другой стороной, в качестве товарища
Каковы риски? Налоговая служба обращает внимание не только на различные визы, но и на подписи, присутствующие на всех документах. Это связано с тем, что некоторые сотрудники часто ставят свои подписи и воспроизводят их в виде копий. При этом налоговые органы считают невозможным одинаково подписывать основной документ и видеть копии с таким сходством. Документ, подписанный факсимильной подписью, не подтверждает расходы и скидки по НДС. Напротив, это может доказать только суд (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа НО /2014).
Как избежать проблем. Живые подписи каждый раз немного отличаются, но копии всегда одинаковы. Поэтому, если компания получает разные документы, следует сравнить указанные на них подписи между собой. Одинаковая подпись на всех документах (даже если они на 100% совпадают по размеру) говорит о том, что они механические. Кроме того, стоит обратить внимание на то, чтобы подписи располагались вокруг и на обратной стороне листа, на котором они размещены. При использовании папок происходит уменьшение количества штрихов из-за серьезного нажима. С живыми подписями дело обстоит иначе. Если главный бухгалтер подозревает, что контрагент использовал копию, стоит попросить заменить документ.
Менеджеры подписывают чеки не так, как банковские карты
В чем заключаются риски. Часто банк требует повторной проверки, потому что подпись менеджера не совпадает с образцом на банковской карте (см. Рисунок 3). В результате менеджеру приходится подписывать чек несколько раз и даже лично ехать в банк, чтобы подписать его в присутствии специалиста банка.
Как избежать проблем. Ваш банковский работник посоветует вам скопировать банковскую карту, чтобы ваша подпись была перед вами. Однако не каждый сможет поставить подпись по образцу. Если графический знак со временем изменился, проще сделать новую карточку в банке, а не подписывать свою фамилию привычным графическим знаком. Вы также можете получить корпоративную банковскую карту и зарабатывать на ней деньги.
Рисунок 3. Менеджеры подписывают чеки не так, как банковские карты
