В условиях пандемии большинство компаний сталкиваются с необходимостью значительного сокращения бюджета, в том числе и расходов на командировки. Что же нужно сделать, чтобы решить эту непростую задачу, не нарушив рабочие процессы? Лидия Бганцова, руководитель отдела командировок, расскажет об основных шагах, предпринятых группой компаний «Локотек».
В условиях пандемии большинство компаний сталкиваются с необходимостью резко сокращать бюджеты, в том числе и командировочные расходы.
Что же нужно сделать, чтобы реализовать этот сложный проект, не нарушив рабочие процессы?
Группа компаний «Локотех» предприняла следующие основные шаги.
Во-вторых, компания должна была ограничить детальное соблюдение сотрудниками «правил рабочего дня». Это означает, что они должны отправляться в командировку или выезжать из нее в рабочий день, не считая выходных и праздничных дней. Это правило всегда предусматривается в правилах направления работников в командировки, но раньше им могли пренебречь при оформлении командировок. Как вы знаете, стоимость большинства билетов на выходные дни (авиа и ж/д) выросла К динамическому ценообразованию.
В-третьих, пришлось ограничить время пребывания работников в командировках. Теперь оно не должно превышать пяти дней. Это новый лимит, которого раньше у компании не было, и он необходим для экономии бюджета.
В-четвертых, увеличение ежедневного лимита пребывания в валюте может не нарушать политику компании. В связи с частыми командировками в отдаленные регионы Дальнего Востока и Сибири мы регулярно сталкиваемся с ситуациями, когда доступный суточный лимит ниже средней стоимости проживания в регионе. В таких случаях туристический отдел, по согласованию с провайдером, предлагает квартиры и апартаменты для профессиональных путешественников. Это удобно как для длительного пребывания, так и для бюджетных случаев.
В-пятых, запрещено повышение класса перелета/биллинга. Это ограничение также предусмотрено политикой в отношении поездок сотрудников, согласно которой изменения в услуге допускались в случае необходимости с одобрения руководства. Теперь коллегам настоятельно рекомендуется заново планировать деловые поездки, если в наличии есть только бизнес-билеты или только первый железнодорожный билет.
Помимо вышеперечисленных мер, Lokotech Group регулярно работает над снижением стоимости поездок коллег, расширяет программу корпоративных отелей и участвует в 2D-контрактах с авиакомпаниями.
Мы все живем в новой реальности с новыми входными данными и должны стараться максимально адаптироваться к условиям, которые диктует ситуация в мире.
Лидия Бганцова, директор по профессиональным поездкам компании «Локотех
Как сократить расходы на деловые поездки
Это очень распространенная проблема для многих компаний с большим штатом сотрудников. Если вы являетесь компанией, успех ведения и развития бизнеса которой связан с регулярными командировками сотрудников в разные города России и других стран, вы постоянно сталкиваетесь с проблемой их организации и сокращения расходов на ведение бизнеса.
Для решения таких задач вам всегда нужен надежный, профессиональный и специализированный туристический партнер, который не только отвечает за организацию командировок ваших сотрудников и компании.
Наше агентство может стать для вас таким партнером. За 15 лет опыта организации деловых поездок с нашей стороны мы завоевали доверие наших партнеров, многие из которых продолжают работать с нами и по сей день.
Расходы на деловые поездки по России и за рубеж
Для того чтобы сэкономить бюджет компании и избежать лишних затрат на деловые поездки, прежде всего, у нас есть договоры с авиакомпаниями и системы бронирования, установленные в наших офисах (авиакомпании, железные дороги, отели), профессиональные и опытные сотрудники (менеджеры, руководители, менеджеры) по ценообразованию, бухгалтерии), и обширная сеть партнеров по всему миру.
Организация деловых поездок не так проста, как может показаться. Нужно спланировать и рассчитать стыковки, найти подходящие отели, заказать транспорт или другие услуги и не выйти за рамки бюджета, установленного компанией.
Иногда непредусмотренные детали при организации деловой поездки могут привести к переговорам, подписанию контрактов и в конечном итоге повлиять на ваш бизнес.
Поэтому очень важно работать с надежной туристической компанией, которая не только поможет вам организовать деловую поездку и бизнес, но и будет отвечать за качество предоставляемых услуг.
Стоимость авиабилетов
Благодаря прямым контрактам с авиакомпаниями стоимость авиабилетов может быть сведена к минимуму. Национальные и международные системы бронирования позволяют профессионалам выбрать самый низкий тариф или скомбинировать его из множества рейсов разных авиакомпаний.
Для этого необходимы профессиональные авиационные калькуляторы, а также знание и умение работать с мировой системой бронирования, что невозможно при простой покупке билетов на интернет-сайтах. Кроме того, специальные конфиденциальные цены от авиакомпаний и скидки от наших агентов обеспечивают дополнительную экономию средств, особенно при международных деловых поездках. Узнайте больше о заказе авиабилетов.
Расходы на железнодорожные билеты
Расходы на командировки при покупке железнодорожных билетов можно существенно сократить, заказав электронные железнодорожные билеты в нашем агентстве. Работая по прямым договорам с железными дорогами и российскими железнодорожными терминалами, мы всегда гарантируем наличие мест, особенно на маршруте Москва — Азия-Петрополь-Москва, и самые низкие тарифы на перевозку.
С бонусной картой «РЖД Бонус» каждая организация может сэкономить дополнительные средства на командировки своих сотрудников. Накопленные бонусы учитываются при оформлении каждого билета, а имеющаяся бонусная карта зачисляется на баланс.
Если ее нет, наши администраторы помогут вам оформить ее, чтобы сократить расходы на железнодорожные командировки. Узнайте больше о приобретении железнодорожных билетов.
Плата за проживание в гостинице.
Проживание в отеле или его предварительное определение в анкете, критерии выбора отеля, рейтинг звездности и дополнительные категории обслуживания могут снизить стоимость командировки. При организации деловых поездок в конкретные города вы можете установить суточные ограничения на проживание в отелях для каждой группы сотрудников.
Наши специалисты строго следят за этим и подбирают жилье в рамках суммы, выделенной компанией на организацию и проживание во время командировок. Узнайте больше о бронировании отелей.
Ограничьте командировочные расходы сотрудников компании.
Руководству каждой организации необходима точная информация о будущих командировках, ведь при планировании бюджета неизбежно возникают расходы на будущие командировки. Наши менеджеры рассчитают их заранее и помогут составить дорожную карту по каждой услуге, входящей в организацию деловых поездок, командировок, пребывания или участия в выставках, как в России, так и за рубежом.
Эти дорожные карты позволяют заранее спланировать будущие расходы и составить бюджет поездки. Основываясь на четко определенных критериях в вашей политике командировок, наши специалисты организуют услуги в рамках установленных вами лимитов и имеющегося бюджета командировок для каждого отдела, группы сотрудников или отдельного менеджера.
Возмещение командировочных расходов сотрудников
Возмещение командировочных расходов напрямую зависит от документации и отчетов, которые командированный сотрудник предоставляет в бухгалтерию.
Мы имеем большой опыт работы как с организациями, ведущими обычный, так и упрощенный налоговый учет, и готовы предложить сотрудничество между ними. Компаниям, которым важно, чтобы НДС был отнесен к их закрывающим документам, стоит заключить с ООО «Альтера» договор о сотрудничестве. Мы также готовы предложить договор на обслуживание с ООО «Альтера СПб», если ваша организация работает на упрощенной системе налогообложения.
Для удобства наших клиентов, особенно тех, в состав акционеров которых входят компании с обеими системами учета, между нашими сотрудниками нет разделения по коммуникациям, консалтингу и услугам. Единая команда менеджеров, отвечающих за выставление счетов и ведение бухгалтерского учета, упрощает деловые отношения.
Документооборот и отчетность по командировкам
Чтобы упростить взаимодействие, мы предоставляем первичные документы в электронном виде в тот же день, когда выполняются различные услуги по организации поездки. Оригиналы документов доставляются в офис компании курьером или почтой (в других городах) в сроки, указанные в договоре. Как правило, большинство клиентов получают документы один-два раза в месяц. Однако в тех случаях, когда важно получить их быстрее, мы всегда будем рассчитывать на наших корпоративных клиентов.
Начав работать с нами, вы избежите проблем, связанных с самостоятельным планированием деловых поездок, и получите прозрачную отчетность, своевременный и эффективный документооборот и оптимизацию расходов по всему спектру ваших поездок.
Как сэкономить время и бюджет при планировании деловых поездок
Подготовка к деловой поездке может потребовать много времени и сил. Кроме того, помимо поиска билетов и отелей, вам нужно будет согласовать расходы с руководителем или бухгалтером. И наконец, выбранный вами вариант может оказаться не самым выгодным. Однако есть и хорошие новости. Благодаря современным инструментам вы можете забронировать поездку по комфортной цене всего за несколько кликов.
⏱ 4 минуты удобного чтения
OnetWotRip для бизнеса — это онлайн-сервис для организации деловых поездок, позволяющий одновременно бронировать билеты, отели и транспорт. Бронирование поездок длится не более двух минут, а расходы снижаются до 30 %.
Готовы попробовать onetwotrip для бизнеса?
1) Оставьте заявку на сайте. 2) Подпишите договор / примите предложение. 3) Войдите в систему и авторизуйтесь. 4) Выберите билеты, отели и закройте первую командировку!
Реклама. Рекламодатель ООО «Вайт Тревел» (ОГРН 1127746124989)
Работа на день
Информационный ресурс HH.RU предоставляет рекомендации (информацию, основанную на сборе, систематизации и анализе данных, связанных с предпочтениями пользователей Интернета на территории Российской Федерации, с использованием информационных технологий).
Убедитесь, что вы все учли, отправляя свой бизнес в командировку.
Заполните форму, и контрольный список будет отправлен на ваш электронный адрес.
Легко ли отправиться в командировку
Упростите организацию деловых поездок на всех этапах — от бронирования туристических услуг по сниженным ценам B2B до мгновенной отправки отчетов. Без подписки
Объявление: ООО «Агентика Трэвел», ИНН 7703403951, erid: LjN8KPoeF
Как значительно сократить расходы на деловые поездки
При планировании деловых поездок важно не только правильно распределить бюджет, но и учесть все возможные сценарии в сложности согласования поездок и дат. В идеале все бизнес-процессы должны быть логически интегрированы и разработаны эффективные алгоритмы, при которых компании получают бонусы за покупку туристических услуг.
В этой статье:.
Вопросы, связанные с организацией деловых поездок.
До и после командировки сотрудники, занимающиеся ее организацией, сталкиваются с рядом проблем. Эти проблемы связаны не только с урегулированием вопросов со страхователями по поводу утерянных или «опоздавших» документов, но и с управлением расходами и экономией средств на поездку.
В то же время каждая из этих проблем, если ее решить, имеет большой потенциал для систематизации процесса и повышения эффективности работы как сотрудника, планирующего поездку, так и сотрудника, отправляющегося в путешествие.
Сложность получения закрывающих документов от деловых партнеров.
Организация деловых поездок требует взаимодействия с целым рядом поставщиков услуг. Для того чтобы получить закрывающие документы немедленно, необходимо связаться с соответствующим контактным лицом.
Документы часто теряются, и задача по их полному восстановлению становится серьезной проблемой в первую очередь для бухгалтерии. Стоимость командировочных услуг включается в расходы компании, тем самым уменьшая налогооблагаемую базу.
Увеличение стоимости услуг в связи с долгосрочными командировками
Отели и авиакомпании работают по модели динамического ценообразования. Это позволяет избежать немедленных потерь и компенсировать упущенную выгоду.
Как правило, цены повышаются на ближайшую дату вылета. И работники, планирующие деловые поездки, знают об этом. Чтобы сэкономить на бюджете, им необходимо принимать решения о поездке заранее. Однако это не всегда возможно — зачастую приходится действовать под давлением внешних условий.
Частые и сложные корректировки билетов
Решения о профессиональной поездке, принятые в условиях нестабильности, с большой вероятностью могут быть пересмотрены. Это означает, что ранее купленные билеты нужно срочно возвращать и бронировать на другое время. Если раньше доля таких билетов составляла 2-3 %, то теперь она выросла до 15 %.
В случае с билетами компания должна не только вернуть деньги (если билет был куплен по возвратному тарифу), но и купить новый билет по наименьшей цене. Проблема в том, что пока вы получаете деньги за старый билет, стоимость нового билета увеличивается. В результате вы не получаете обратно деньги за старый билет и рискуете купить новый по завышенной цене.
Отсутствие специальных тарифов
Осуществлять платежи через различные электронные сервисы удобно, но не выгодно. Оплачивая отдельные операции напрямую у разных сервисов, а у поставщиков через посредников, вы не собираете покупки в корзины. Поэтому рассчитывать на специальные цены на перелеты или проживание в отелях не приходится.
Неопределенность расходов
Без комплексной статистики по всем затратам и действиям, связанным с рынком туристических услуг, сложно контролировать расходы. Неясно, на что тратится основная часть бюджета, какие виды услуг необходимо пересмотреть или что авиаперевозки лучше заменить железнодорожными.
Часто в результате анализа этой информации принимается решение о реструктуризации расходов на услуги, которые лучше всего соответствуют соотношению «цена-качество».
Отсутствие интеграции с 1С
При отсутствии интеграции с 1С ввод командировочных расходов и документации в программу занимает много времени. Это важно как для уменьшения налогооблагаемой базы, так и для возмещения НДС по оплаченным командировочным услугам.
Сложность заполнения счетов-фактур
Нередко возникает острая необходимость в приобретении командировочных услуг, когда офис бухгалтера уже не работает. Например, в пятницу сотрудник может решить отправиться в командировку в понедельник утром. И если на расчетном счете нет денег, встает вопрос о том, как заказать командировочные услуги.
Как планировать командировки без форс-мажора
При организации деловых поездок важно не только упорядочить весь процесс, но и заранее согласовать поездку по заранее определенному и согласованному сценарию. Сделать это можно только с помощью автоматизации. Например, с помощью сервисаКонтуры..
Вся поездка в окно
Это удобно, когда в одном сервисе сосредоточены различные функции: подбор, бронирование и оплата корпоративных мероприятий, всевозможных услуг, транспорта, авиа- и железнодорожных билетов, проживания в отелях, управляемых квартир, организация деловых мероприятий, аренда конференц-залов и многое другое, что необходимо.
В результате все расходы отражаются в едином счете, что обеспечивает полный контроль над процедурой деловых поездок.
Более того, без автоматизации у компаний не возникло бы таких проблем с сервисом, если бы им приходилось делать множество подключений к разным поставщикам и требовать от них закрытия документов. Все платежи осуществляются за один повтор отчетного периода, а после оказания услуги сервис автоматически выводит документ закрытия.
Пост-оплата.
Во многих случаях важно иметь возможность приобрести туристические услуги по максимально выгодной цене, когда на банковском счете компании нет денег. Благодаря сервису деловых поездок вы можете приобрести в рассрочку и те услуги, которые вас не интересуют, даже в выходные дни.
Огромная база данных с размещением
Contour.Travel располагает обширной базой данных по размещению. Со многими из них у Contour заключены прямые контракты. Преимущества таких контрактов заключаются в следующем Компания показывает определенный объем проживания в конкретном отеле, и отель предлагает корпоративную скидку на этот объем.
Contour содействует заключению прямых договоров с отелями в наиболее часто посещаемых городах. Это дает скидки до 30 %.
Быстрое согласование.
Регистрация туристических услуг позволяет согласовать деловую поездку за 10 минут. Это напрямую влияет на стоимость услуги и компании.
Автоматическая отправка отчетов
Интеграция с 1С доступна в contur.travel. Это значит, что данные автоматически распределяются по номенклатуре 1С. Сервис формирует отчеты по командировкам и готовит документы на возмещение НДС.
Как сэкономить на командировке
К косвенным факторам экономии можно отнести.
Если билет был куплен на сайте contour.travel, сотрудник снова обращается к мобильному приложению биллинга. Запрос обрабатывается в течение нескольких минут. Сотрудник получает новый билет по минимальной цене. Деньги за возвратные тарифы возвращаются на счет компании.
Помимо косвенных факторов, влияющих на конечную стоимость поездки, автоматизация дает и очевидные бонусы — скидки, кэшбэк и другие оттенки, от которых зависит экономия.
Определите границы тревел-политики
Тревел-политика — это набор правил для приобретения тревел-услуг. Для услуг, которые могут бытьУстановите лимиты на приобретаемые услугичто позволяет сэкономить до 10 %.
Границы устанавливаются по сотрудникам, отделам, направлениям и другим параметрам.
Компенсация билетов.
Как правило, подавляющее большинство бизнес-клиентов не пользуются этой возможностью, поскольку приобретают билеты через множество различных сервисов.
В Contour.Travel каждый рынок связан с профилем компании. Предоставляется возврат 5% денежных средств, которые можно использовать для покупки следующего билета.
Скидки на проживание.
После оплаты услуг сервиса «Контур.Путешествия» с вами связывается персональный менеджер и помогает определить наиболее частые и популярные бизнес-направления. Затем автоматически рекомендуется расторгнуть прямые договоры с проживанием в этих местах, что позволяет снизить стоимость проживания до 30 %.
Возврат НДС за туристические услуги
Некоторые компании упускают возможность вернуть НДС (10 % для перелетов и 20 % для отелей). При использовании туристического сервиса contur. вся документация доступна и по определению готова к возврату НДС.
Таким образом, система управления командировками отлично работает на развитие бизнеса, исключает неоправданные финансовые потери и оптимизирует ресурсы компании.
Евгений Петров, руководитель проекта contur. travel