Лист является важной частью подготовки документа к последующей передаче в дело и отражает характеристики и состояние его составляющих. Прежде чем приступить к оформлению сертификата, материал (коробка, периодическое издание) нумеруется от страницы к странице и подшивается вместе с сертификатом. В конце материала всегда остается последний лист, на котором указывается:
Например, если страница имеет сокращенную цифру, то она будет обозначена 10, 11, 12, 12а, 13 и т. д.
Следует отметить, что внутренняя перепись дела — это отдельный документ, а не сертификат, в котором указывается общее количество листов, но о наличии фонда необходимо ссылаться на сертификат. Что касается особенностей и обстоятельств, то здесь имеются в виду случаи сдачи документов с нечитаемым шрифтом, заклеенными, порванными или деформированными страницами. Если дело сдано на хранение, забудьте сразу о прикреплении сертификата, нет проблем, прикрепите последний и сшейте материал заново.
Прикрепление сертификата запрещено.
Если по каким-либо причинам невозможно соблюсти листы на последней странице, края можно наклеить на заднюю сторону обложки.
Читайте также: как организовать архив документов
С кем и когда заполняется лист подтверждения?
Файлы подготавливаются к архивированию лицом, ответственным за них во время транспортировки. Исключение составляют случаи, когда в компании создан специальный отдел или сотрудник, в компетенцию которого входит решение подобных вопросов, например премьер-министр, которому передается вся организация, и он сразу готовит материал и взаимодействует с архивом.
Файлы, передаваемые для архивирования, классифицируются следующим образом.
В то же время журналы предусмотрены только для тех документов, которые подлежат длительному или постоянному хранению, подготовленных в соответствии со всеми правилами, чтобы их можно было использовать как можно дольше по мере необходимости. Что касается лиц, находящихся на временном хранении, то их не нужно сшивать или нумеровать, а значит, и заверять, если они размещены в папках и на полках в соответствии с правилами делопроизводства и требованиями охраны архива. Однако очень щепетильные работодатели тщательно оформляют все документы, особенно если это строго справочные, бухгалтерские или финансовые документы, и это их право. Поэтому не является нарушением, если вы хотите получить от страховой компании дело временного хранения.
В «КонсультантПлюс» выложены инструкции по организации делопроизводства в ИП с коммерческими организациями. Пользуйтесь этими инструкциями бесплатно.
Какую форму бланка справки использовать?
Некоторые источники предлагают использовать готовую форму, которая якобы утверждена Росархивом в основных правилах работы с делами организации, однако, по мнению самого Росархива, эти правила не действуют и использовать данную форму не рекомендуется. Более того, поскольку другие нормативно-правовые акты не приняли обязательную форму бланка, вопрос об изобретении бланка остается за бизнесом, так как свидетельство уже изготовлено. Поэтому каждая организация вправе разработать любую форму бланка сертификатного листа, отражающую содержание и наполнение, то есть характеристики материала, к которому прилагается сертификатный лист.
Например, мы разработали такую форму для вас:
Однако в форме, предложенной Положением, нет ничего плохого. Работодатель также вправе использовать ее, убрав из нее упоминание о том, что форма является приложением к правилу, что неуместно.
Правильно оформленные листы подтверждения и другие бухгалтерские документы обеспечивают упорядоченность документации компании. Ведь если в компании организована Архивная документация, то не только бизнес готов к неожиданностям, но и руководитель избавлен от документооборота.
‘По информации, полученной непосредственно из Росархива, использование этой формы не рекомендуется, так как эти правила не действуют’. — Откуда такая информация, уважаемый автор? Обратитесь к Приложению № 4 «Организационных правил хранения, комплектования, учета и использования документов». и организаций, утвержденных и зарегистрированных приказом Росархива, который зарегистрирован в Минюсте РФ рег. номер 75119 от 16 сентября 2003 года, от рекомендуемого образца 2003 года.
Ведение личных конвертов и личных карточек сотрудников.
Под этим номером дела заносятся в личную папку-календарь. Дела. Снимаются корпусные швы и застежки, документы переставляются в хронологическом порядке, листы нумеруются в правом верхнем углу карандашом и снабжаются листами — внутренней описью с бобышками для документов. Толщина тома не должна превышать 250 листов и 4 см. Личные карточки печатаются типографским способом на темном картоне.
Еще термины по теме картотека и архивоведение
Альбом.
1) Собрание вырезок, стихов и иллюстраций. Обычно дополняет тему — 2) Книга или тетрадь с белыми листами, в которой записаны стихи, поэмы, подписи и рисунки.
Запись выставки (запись выставки).
(устаревшее) Краткое изложение содержания дела (XVII — начало XVIII в.) с выдержками из документов, переданных главе ведомства или высшей инстанции для вынесения решения.
Отметить исполнение документа и отправить в дело
Явно в документе, содержащем информацию о характере исполнения документа и местонахождении охранника в деле документа.
Форматы и модели записей
Для ускорения процесса подготовки и интеграции имеющихся дел разработаны и утверждены на законодательном уровне специальные формы таких документов, как описи и листы закрытия дел. Согласно правилам архивного дела, утвержденным Министерством культуры (31. 01. 01. 01. 01. 01. 01. 015 от 2015 г.), заполнение титульных листов входит в процедуру архивирования, нумерации и распечатки дел вместе с внутренней подготовкой. переписи и оформления обложки. Форма определяется нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Модели сгибов папок-скоросшивателей приведены в Приложении №. 8 Положения об архивном деле.
Материал, который поможет избежать штрафов и ошибок в работе:
В Human Resources Systems есть образцы наиболее популярных писем, включая советы по их написанию от профессионалов в области делопроизводства.